Как проводить совещание

Что определяет деловитость и эффективность совещаний? Как их правильно организовать и проводить?
Служебные совещания неизбежны, это одна из общепринятых форм управления. Основная их цель – рассмотрение и решение таких проблем или задач, которые нуждаются в коллективном обсуждении. Но конкретные цели каждого совещания могут быть различны:
• Выработать и принять решения
• Проконтролировать их исполнение
• Оценить результаты уже принятого, реализованного решения
• Рассмотреть текущие или перспективные задачи.
Совещания обычно вскрывают недостатки, отдельные ошибки в работе. Но из поля зрения не должна упускаться главная цель – улучшение работы. Нельзя ограничиваться критикой, поиском виновных, погрязать в спорах и взаимных обвинениях. Недопустимо, чтобы вопросы «Как это могло случиться?» или «Кто виноват?» заслонили главный вопрос – «Что предпринять?».
Эффективное проведение совещаний
Существует несколько важных организационных принципов проведения совещаний:
• Прежде чем созвать «консилиум», следует проверить, нужен ли он и что даст
• Число совещаний должно быть как можно меньше (даже путем увеличения перечня вопросов). Если заседание хорошо организовано и правильно ведется, расширение повестки дня не отражается на качестве решений
• Чтобы присутствующие не теряли интереса к обсуждаемому вопросу, председательствующий не должен допускать повторения одних и тех же мыслей и аргументов от выступления к выступлению. Всем знакомо угнетающее впечатление, которое производит повторение ораторами общеизвестных истин, топтание на месте
• Важно создать на совещании атмосферу непринужденности и откровенности. Не следует прерывать ораторов, если их мнение отлично от взглядов руководителя. Не надо спешить с критикой этих людей
• Руководитель не должен делить свои симпатии и антипатии по принципу единомыслия, то есть симпатизировать тем, кто постоянно его поддерживает. Работники, всегда соглашающиеся с шефом, могут его подвести.
Весьма важно, чтобы председательствующий четко выполнял свои обязанности. Его авторитетом и волей обеспечивается строжайшее соблюдение регламента. Ему вменяется в обязанность следить за тем, чтобы участники совещания высказывались только по одному разу. Рекомендуется, чтобы оратор вначале кратко сформулировал свои конкретные предложения, затем обосновал их и лишь потом, если остается положенное по регламенту время, критиковал предложения других.
Не следует экономить время на перерывах, сокращать или отменять их. Усталому человеку, даже если он сосредоточился на своих мыслях, нужно десять минут, чтобы высказать то, что после короткого перерыва он успел бы сказать за пять. Отказ от перерывов только удлиняет совещание!
Еще полезные советы
• Руководителю подчас лучше оставаться в тени
• Продление совещания с той целью, чтобы уставшие от споров сотрудники «проштамповали» нужное решение, – запрещенный прием в работе начальника
• Руководителю рекомендуется записывать отдельные идеи или мнения. Это не пустая формальность. Такая запись может пригодиться при обдумывании после собрания идей меньшинства, в которых возможно содержится рациональное зерно.
Всестороннему и объективному обсуждению проблем иногда может серьезно помешать сложившееся мнение большинства, которое подавляет мнение остальных «авторитетом большинства». Если выступающий чувствует, что его не одобряют, ему трудно доказать свою правоту, и он прекращает спор, не выложив свои аргументы, хотя истина, может быть, и на его стороне.
Придерживаясь такой практики подготовки и проведения совещаний, а также максимально строго определяя круг вопросов для коллегиального обсуждения, можно значительно сократить число проводимых заседаний и повысить эффективность принимаемых решений.

Программы деловых мероприятий и бизнес семинаров


«Заквасочные культуры, энзимы и технологические ингредиенты для молочной ...
Деловая поездка в Лондон на тему: «Новейший Подход Великобритании к ...
Программа деловой поездки - Строительство и содержание дорог и искусственных ...
Программа мотивационной поездки и конференции в Пафосе (Кипр) Количество дней: 8 ...
Программа тренинга по ораторскому искусству в Тбилиси (Грузия). Конференция в ...
Деловая программа: Конференция в Казахстане (Алматы) для фармацевтической ...
Программа конференции с несколькими вариантами тимбилдиинга и экскурсиями в ...
Деловоя программа с рядом экскурсий и посещением выставки Construtec Маршрут: ...
Программа деловой поездки с посещением автодрома в Лиссабоне. 1 день 07:00 - ...
Программа семинара «Система ЖКХ Финляндии» Хельсинки, Финляндия День 1/ ...
Программа семинара «Малоэтажное строительство в Финляндии» Хельсинки, ...
Программа семинара «Дорожное строительство в Финляндии» Хельсинки, ...
Программа деловой поездки в Сочи 1 день 12:00-вылет из Москвы. 13:40-Прилет в Сочи. ...
Маршрут: Рио де Жанейро-Манаус-Бразилиа-Сан-Паулу-Порту Алегри - Куритиба 10 дней/ ...
Практический семинар, освещающий богатый опыт Франции в строительстве ...
Практический семинар, ориентированный на освоение опыта Германии в применении ...
Маршрут: Гонконг 10 дней/8 ночей 1 день 19.45 - Вылет из Москвы в Гонконг рейсом SU из ...
Маршрут: Кельн (Германия) 6 дней/5 ночей 1 день 08:15 - Вылет из Москвы рейсом SU-127 а/к ...
Маршрут: Рим-Неаполь (Италия) 8 дней/7 ночей 1 день Вылет из Москвы. Прилет в Рим. ...
Маршрут: Неаполь (Италия) 8 дней/7 ночей 1 день Заезд участников семинара, ...
Маршрут: Сингапур-Сидней-Брисбан 12 дней/10 ночей 1 день 14.25 - Вылет в Сингапур ...
Маршрут: Мюнхен (Германия) 7 дней/5 ночей 1 день 06.15 - Вылет из Челябинска через ...
«Архитектурная Интеграция в Планировании и Застройке Центрального Лондона и ...
«СОВРЕМЕННАЯ ГОРОДСКАЯ АРХИТЕКТУРА И СТРОИТЕЛЬСТВО» Германия-Страны ...
8 дней/ 7 ночей Маршрут: Париж – Брюссель 1 день 09.40 - Вылет из Москвы из аэропорта ...
FIDIC - Международная федерация инженеров-консультантов, имеющая в своих рядах ...
10 дней/ 9 ночей Маршрут: Рим - Флоренция - Париж 1 день 12:30 - Вылет из Москвы в Рим ...
Bauma - Международная выставка строительных и горных машин, транспорта и ...
1 день Вылет из Москвы. Прибытие в Лондон - аэропорт Heathrow. Трансфер в Бирмингем (100 ...
Batimat - Международная выставка строительной промышленности 6 дней/ 5 ...
Международная выставка строительной техники, оборудования и материалов 11 ...
Международная выставка строительных материалов, техники и оборудования, ...
Программа посещения Всемирного Конгресса по интеллектуальным транспортным ...
Выставка товаров и услуг по безопасности и регулированию дорожного движения и ...
Деловая программа по знакомству с опытом экостроительства в Китае 9 дней/7 ...
Деловая поездка с посещением строящегося эко-города Масдар, объектов в Дубае, ...
Деловая программа раскрывающая опыт в горнодобывающей промышленности Канады 10 ...
Семинар «Практическая организация делопроизводства и электронного ...
Практический семинар, освещающий опыт крупных испанских компаний в ...
Практический семинар, нацеленный на изучение опыта Италии в развитии и ...
INTERMAT - международная выставка промышленного и гражданского строительства, ...
Программа конференции в Ташкенте(Узбекистан) совмещенная с тимбилдингом 5 ...
Деловая программа, показывающая опыт Китая в области строительства и ...
Marmomacc - международная выставка камня, мрамора, обрабатывающего оборудования и ...
Программа конференции на озере Байкал Прикосновение к "Жемчужине Сибири" ...
  Посещение выставки CES - международная выставка потребительской ...
Деловая программа для посещение выставки Bauma 2013 8 дней/7 ночей Маршрут поездки: ...
Программа мероприятия для проведения конференции в Грузии 5дней/4ночи 1 ...
Международная выставка строительного оборудования, материалов, техники и ...
Деловая программа, освещающая опыт Китая в области строительства и современных ...
Эффективный менеджмент в современном дорожном строительстве. Актуальные ...
Практический семинар, освещающий опыт крупных испанских компаний в ...
Строительство и управление платными объектами транспортной инфраструктуры. ...
Практический семинар, освещающий опыт крупных японских компаний в ...
Практический семинар, освещающий особенности ремонта и содержания современных ...
Мехико-Канкун Данная программа подготовлена при непосредственном содействии и ...
Милан - Курмайор - Турин (Италия) Программа – 6 дней/5 ночей 1 день Вылет из ...
Современные энергосберегающие технологии Лондон (Великобритания) Программа ...
Шанхай (Китай) Программа пребывания – 6 дней/5 ночей 1 день 10.45 - Вылет из Москвы, ...
Новые технологии ведущих мировых компаний в области архитектурных решений ...
Опыт ведущих компаний по практической организации делопроизводства и ...
Повышение квалификации по управлению человеческими ресурсами, лидерству и ...
Развитие современного строительства и регенерации исторических зон в городах ...
Менеджмент в угольной промышленности 5 дней/4 ночи Германия (Дюссельдорф) День ...
Технические решения строительства и эксплуатации дорог в Норвегии 8 дней/7 ...
Технологии, оборудование по переработке отходов 8 дней/7 ночей День 1 11:20 - Вылет ...
Управление договорной работой 6 дней/5 ночей Франкфурт-на-Майне - Метц - ...
Тренинговая программа для ресторанного бизнеса. Организация бизнес туров. 8 ...
Prev Next