Как проводить совещание

Что определяет деловитость и эффективность совещаний? Как их правильно организовать и проводить?

Служебные совещания неизбежны, это одна из общепринятых форм управления. Основная их цель – рассмотрение и решение таких проблем или задач, которые нуждаются в коллективном обсуждении. Но конкретные цели каждого совещания могут быть различны:

  • Выработать и принять решения
  • Проконтролировать их исполнение
  • Оценить результаты уже принятого, реализованного решения
  • Рассмотреть текущие или перспективные задачи.

Совещания обычно вскрывают недостатки, отдельные ошибки в работе. Но из поля зрения не должна упускаться главная цель – улучшение работы. Нельзя ограничиваться критикой, поиском виновных, погрязать в спорах и взаимных обвинениях. Недопустимо, чтобы вопросы «Как это могло случиться?» или «Кто виноват?» заслонили главный вопрос – «Что предпринять?».

Эффективное проведение совещаний

Существует несколько важных организационных принципов проведения совещаний:

  • Прежде чем созвать «консилиум», следует проверить, нужен ли он и что даст
  • Число совещаний должно быть как можно меньше (даже путем увеличения перечня вопросов). Если заседание хорошо организовано и правильно ведется, расширение повестки дня не отражается на качестве решений
  • Чтобы присутствующие не теряли интереса к обсуждаемому вопросу, председательствующий не должен допускать повторения одних и тех же мыслей и аргументов от выступления к выступлению. Всем знакомо угнетающее впечатление, которое производит повторение ораторами общеизвестных истин, топтание на месте
  • Важно создать на совещании атмосферу непринужденности и откровенности. Не следует прерывать ораторов, если их мнение отлично от взглядов руководителя. Не надо спешить с критикой этих людей
  • Руководитель не должен делить свои симпатии и антипатии по принципу единомыслия, то есть симпатизировать тем, кто постоянно его поддерживает. Работники, всегда соглашающиеся с шефом, могут его подвести.

Весьма важно, чтобы председательствующий четко выполнял свои обязанности. Его авторитетом и волей обеспечивается строжайшее соблюдение регламента. Ему вменяется в обязанность следить за тем, чтобы участники совещания высказывались только по одному разу. Рекомендуется, чтобы оратор вначале кратко сформулировал свои конкретные предложения, затем обосновал их и лишь потом, если остается положенное по регламенту время, критиковал предложения других.

Не следует экономить время на перерывах, сокращать или отменять их. Усталому человеку, даже если он сосредоточился на своих мыслях, нужно десять минут, чтобы высказать то, что после короткого перерыва он успел бы сказать за пять. Отказ от перерывов только удлиняет совещание!

Еще полезные советы

  • Руководителю подчас лучше оставаться в тени
  • Продление совещания с той целью, чтобы уставшие от споров сотрудники «проштамповали» нужное решение, – запрещенный прием в работе начальника
  • Руководителю рекомендуется записывать отдельные идеи или мнения. Это не пустая формальность. Такая запись может пригодиться при обдумывании после собрания идей меньшинства, в которых возможно содержится рациональное зерно.

Всестороннему и объективному обсуждению проблем иногда может серьезно помешать сложившееся мнение большинства, которое подавляет мнение остальных «авторитетом большинства». Если выступающий чувствует, что его не одобряют, ему трудно доказать свою правоту, и он прекращает спор, не выложив свои аргументы, хотя истина, может быть, и на его стороне.

Придерживаясь такой практики подготовки и проведения совещаний, а также максимально строго определяя круг вопросов для коллегиального обсуждения, можно значительно сократить число проводимых заседаний и повысить эффективность принимаемых решений.

Ваша оценка
Поделиться материалом
my-mice