«Что к чему»
Сначала определяемся с тематикой праздника. Какой тип сценария будет уместен именно в вашем случае? От того, что и кто собирается праздновать, зависят все последующие действия.
Например, если вас попросили организовать корпоратив для вашего небольшого коллектива, то заказывать пляски с цыганами или брать напрокат шоколадный фонтан будет неуместно, к тому же ваш бюджет вряд ли рассчитан на такое. И наоборот, сотрудники крупной компании вряд ли оценят праздник «по-свойски» — это будет нелепо. Особенно, если это мероприятие в честь достижения компанией каких-либо успехов на профессиональном поприще. На такие «вечеринки» зовут представителей прессы, значимых лиц, специалистов из других областей и т.д. Поэтому в данном случае потребуется масса помощников и грамотно подобранная тема.
Чтобы все было интересно и на уровне – нужно «сгенерить» концепт.
Например, для детского праздника вряд ли кто-то отдаст свое предпочтение стилистике вечеринок Ибицы — тут это абсолютно неуместно, неинтересно и аморально. А вот пиратский пир, лига супергероев уже задают тон всему действу и сами по себе заставляют ребятню предвкушать нечто особенное!
Со взрослыми – то же самое! Вы должны иметь достаточно информации о том, что для кого и по какому случаю. Без этого вам будет трудно попасть в нужное «русло» и провести мероприятие на высоком уровне.
Понятно, что и домашние мероприятия также разнятся. От масштаба действа, приглашенных гостей и их количества зависит все. Поэтому определите для себя уместное направление и двигайтесь далее.
Сценарий
Теперь вы должны найти подходящий сценарий и решить, как провести мероприятие. Иными словами – нужен план действий. На данном этапе нужно распределить обязанности (если вам кто-то помогает), составить хотя бы примерную смету расходов и т.д.
После определения темы сценария надо до малейших деталей расписать все действо. Что за чем следует, во сколько и т.д. Это должен быть доскональный план!
Если у вас будет приглашенный ведущий, то вы должны обязательно ознакомиться с его сценарием, чтобы согласовать свои действия и другие нюансы. А вдруг сценарий вам не подходит? Тогда вы точно дадите знать, что вам нужно, чтобы избежать ляпов.
Непременно укажите точное время начала мероприятия, просчитайте, сколько оно продлится, заранее согласуйте список гостей, темы и порядок и выступления и, если запланировано, — торжественную часть.
Ищем место
Как подготовить мероприятие, если вы еще не выбрали для него площадку? Исправляемся! Безусловно, это может быть помещение вашей компании или площадка на ее территории (отличный летний вариант), но и не только! Не забываем, что мероприятия бывают разные, поэтому тут возможна куча вариантов: от места в парке до арендованного зала в лучшем заведении города.
Когда выберете место, не забудьте о том, что его нужно будет соответственно украсить, чтобы впечатления о мероприятии «начинались с порога». Вам на помощь придут навесы, гирлянды, цветы, драпировки из ткани, шатры, зонтики, воздушные шары, интересная сортировка и оформление столов и т.д. Нет предела фантазии, но про уместность не забываем, а также про тематику мероприятия. Глупо украшать воздушными шариками конференц-зал для съезда инженеров — их лучше приберечь для Дня Рождения или свадьбы близких друзей.
Приглашения
После того как вы найдете подходящее место для своего мероприятия и сориентируетесь по времени, вам нужно будет оповестить весь список гостей о предстоящем действе. Поэтом лучшим решением будет рассылка приглашений. Создание макета, равно как и распечатка, зависят от бюджета. Но не надо считать, что если средств недостаточно, то от этой затеи лучше отказаться. Вовсе нет! Заказывать макет можно и у начинающих дизайнеров или просто знакомых, обладающих необходимыми навыками.
Можно обойтись и стандартными формами или уже готовыми открытками-приглашениями. Но помните, что сделать это надо обязательно! Таким образом вы подчеркнете значимость происходящего и расположение к гостю.
«Развлекалочки»
О зрелищности мероприятия нужно также подумать заранее. Помимо сценария и приглашенных артистов и (или) ведущих (если такие имеются) надо подумать об освещении, музыке и спецэффектах (чаще всего фейерверк). Это нужно оговорить с теми, кто будет вести ваше мероприятие. Напомним также, что подбором артистов и ведущих нужно заниматься очень тщательно! Вы должны точно знать, что получите. В противном случае рискуете получить «деревенскую свадьбу» вместо идейного молодежного корпоратива.
На память
Безусловно, ни одно значимое мероприятие не обходится без таких привычных вещей, как видео- и фото-съемка. Когда намечается глобальное событие, обязательно приглашают прессу и телевидение. Об этом стоит позаботиться заранее, чтобы получить хорошее освещение в данных источниках информации.
Безопасность превыше всего
Охрана большого количества гостей не должна быть для вас сюрпризом. Крупное мероприятие должно быть застраховано от любой возможности срыва и неприятностей. Для этого лучше доверьтесь профессионалам и обратитесь в охранное агентство.
Обслуживающий персонал
Помимо охраны для крупных мероприятий потребуются официанты, повара (если это не специально арендованное кафе со своей кухней) и уборщики. Чтобы вам не отвлекаться по мелочам, можно также нанять помощников – распорядителей. Естественно, это все зависит от заложенного на мероприятие бюджета.
Яркое завершение
Не забудьте о ярком финале! Чтобы мероприятие запомнилось, придумайте что-то особенное! Это может быть не только фейерверк, но и воздушные шарики, падающие с потолка, общая песня или крутой конкурс.
Ну что ж, теперь вы знаете, какие сложности вас ожидают, поэтому с легкостью их преодолеете!
Удачи и Пусть ваше мероприятие станет незабываемым! А если хотите заказать организацию мероприятия для ваших сотрудников — обращайтесь к нам, мы поможем.
